Đầu số hotline là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiếp cận và phục vụ khách hàng hiệu quả hơn. Đây là một loại dịch vụ được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của doanh nghiệp và tạo ra sự tin tưởng từ khách hàng. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu thông tin về đầu số hotline và giới thiệu các loại đầu số hotline phù hợp với từng loại Doanh nghiệp.

Khái niệm đầu số hotline là gì?

Đầu số hotline hay đường dây nóng là một kênh liên lạc phổ biến của doanh nghiệp dùng để tiếp nhận phản hồi của khách hàng. Chúng được sử dụng nhiều trong kinh doanh hay các dịch vụ chăm sóc khách hàng (CSKH) thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, mang lại sự hiệu quả và sự hài lòng đến từ khách hàng. 

Các loại đầu số hotline phổ biến

Đầu số 1900

Đầu số hotline 1900 là một loại đầu số được sử dụng phổ biến trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ, tư vấn và chăm sóc khách hàng, đây là một đầu số trả phí

Ưu điểm: 

• Dễ nhớ: Các đầu số 1900 thường được thiết kế để dễ nhớ, với các tiền tố như 1900, 1901, 1902,… Điều này giúp khách hàng dễ dàng nhớ số điện thoại và tìm kiếm hỗ trợ khi cần thiết.
• Chuyên nghiệp và tin cậy: Đầu số 1900 mang lại cho doanh nghiệp hoặc tổ chức một hình ảnh chuyên nghiệp và tin cậy. Nó tạo ra sự tin tưởng từ phía khách hàng và tạo điểm nhấn cho dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng.
• Quản lý và theo dõi: Đầu số 1900 cung cấp khả năng quản lý và theo dõi cuộc gọi. Doanh nghiệp có thể theo dõi số lượng cuộc gọi, thời gian và tần suất, từ đó cải thiện dịch vụ và hiệu quả kinh doanh.
• Dễ quảng bá: Có thể triển khai toàn quốc, không phân biệt mã vùng.

Nhược điểm:

• Khách hàng phải trả phí gọi điện, điều này có thể khiến một số khách hàng cảm thấy không thoải mái hoặc đắn đo về việc gọi số này và có thể ảnh hưởng đến tần suất và thời lượng cuộc gọi.
• Đầu số 1900 có thể có giới hạn về vùng phủ sóng địa lý. 
• Do phí gọi điện phải trả và các giới hạn về vùng phủ sóng, đầu số 1900 có thể giới hạn khả năng tiếp cận và tương tác với một số khách hàng tiềm năng.

Đầu số 1900 phù hợp với doanh nghiệp

• Tư vấn và chăm sóc khách hàng
• Sử dụng cho mục đích kinh doanh
• Doanh nghiệp có nhu cầu nâng cao dịch vụ khách hàng

Đầu số 1800

Đầu số 1800 là một loại đầu số hotline miễn phí được sử dụng phổ biến trong việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng. Đây là một đầu số mà khách hàng có thể gọi điện miễn phí từ bất kỳ điện thoại nào trong nước.

Ưu điểm

• Miễn phí cho khách hàng: Một trong những ưu điểm chính của đầu số 1800 là khách hàng không phải trả phí gọi điện khi liên hệ với doanh nghiệp hoặc tổ chức. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tìm hiểu, hỏi đáp và nhận hỗ trợ mà không phải lo lắng về cước phí.
• Xây dựng lòng tin và độ tin cậy: Đầu số 1800 mang lại sự tin tưởng và độ tin cậy từ phía khách hàng. Khách hàng có thể yên tâm gọi điện và nhận được sự hỗ trợ, tư vấn, và giải đáp thắc mắc một cách thuận tiện và không gian.
• Tính linh hoạt và mở rộng: Đầu số 1800 cho phép doanh nghiệp mở rộng hoạt động và tiếp cận khách hàng ở nhiều vùng địa lý. Do đó, doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng trên toàn quốc mà không gặp hạn chế về khu vực địa lý.

Nhược điểm

• Đầu số 1800 là đầu số hotline chỉ miễn phí cho cuộc gọi trong nước. Nếu khách hàng gọi từ nước ngoài, họ sẽ phải trả phí gọi quốc tế, và điều này có thể tạo khó khăn hoặc đẩy lùi một số khách hàng quốc tế.
• Tốn chi phí cho cước phát sinh khi khách hàng gọi tới, đây là khoản phí mà doanh nghiệp khó dự trù và tính toán trước được.
• Dễ bị phá rối: Vì là đầu số miễn phí nên không thể tránh được những cuộc gọi từ những người không có nhu cầu về dịch vụ của doanh nghiệp. 

Đầu số 1800 phù hợp với doanh nghiệp:

• Phù hợp với các doanh nghiệp, đơn vị đã có thương hiệu trên thị trường, sử dụng với mục đích kích thích nhu cầu liên hệ của KH

Đầu số di động

Đầu số di động là các số điện thoại di động (thường bắt đầu bằng các tiền tố số “09” hoặc “01”) được sử dụng để gọi và nhận cuộc gọi từ điện thoại di động. Các đầu số di động không chỉ dùng để liên lạc cá nhân mà còn được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh và dịch vụ khách hàng.

Ưu điểm

• Không bị phụ thuộc vào mã vùng
• Tiết kiệm chi phí thiết lập đầu số, cước gọi nội mạng cho doanh nghiệp

Nhược điểm 

• Gọi đến và từ đầu số di động có thể tốn phí, đặc biệt khi cuộc gọi được thực hiện từ mạng di động sang mạng di động khác. 
• Khách hàng vẫn còn tâm lý đây là số cá nhân. Vì vậy, mức độ chuyên nghiệp và uy tín của đầu số này không bằng đầu số cố định, đầu số 1800 và đầu số 1900. 

Đầu số di động phù hợp với doanh nghiệp

• Những doanh nghiệp muốn xây dựng và tối ưu quy trình CSKH, tư vấn và bán hàng.

Đầu số cố định

Đây là loại đầu số xuất hiện đầu tiên và vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng đến thời điểm hiện tại. 

Ưu điểm

• Có thể sử dụng được 2 chiều nghe và gọi
• Đầu số cố định gắn với các thông tin “chính chủ”, địa chỉ về mặt pháp lý của doanh nghiệp, vì vậy giúp tăng sự uy tín, tin cậy đối với khách hàng.
• Khách hàng có thể dễ dàng nhận diện được vùng miền kinh doanh của doanh nghiệp
• Số điện thoại cố định thường có dãy số đơn giản và dễ nhớ hơn. Điều này giúp khách hàng dễ dàng ghi nhớ và lưu trữ số điện thoại của doanh nghiệp

Nhược điểm

• Cước phí cao
• Hạn chế trong việc di chuyển.

Đầu số cố định phù hợp với doanh nghiệp 

• Tất Cả các doanh nghiệp sử dụng đầu số hotline làm đại diện kênh liên hệ

Các lưu ý khi sử dụng đầu số hotline cho doanh nghiệp

Khi muốn thiết lập một đầu số hotline cho doanh nghiệp của bạn, đầu tiên bạn cần phải biết là đầu số hotline là gì. Đây là một dãy các số điện thoại được thiết kế để giúp khách hàng có thể liên hệ với doanh nghiệp theo cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Tuy nhiên, việc lựa chọn đầu số hotline phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, trước khi quyết định sử dụng đầu số hotline này, bạn cần suy nghĩ và tính toán kỹ lưỡng để không bị ảnh hưởng bởi chi phí hoặc tình trạng quá tải.

Ngoài ra, khi sử dụng đầu số hotline cho doanh nghiệp của bạn, cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng như: luôn giữ cho đường dây liên lạc thông thoáng và đầy đủ; giải quyết các yêu cầu hay khiếu nại từ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả; xác minh danh tính của khách hàng để tránh bị lừa đảo; và cuối cùng là thường xuyên kiểm tra lại các thông tin liên quan đến đầu số hotline để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của nó.

– Luôn giữ cho hotline hoạt động 24/7

– Tạo ra một trải nghiệm người dùng tốt nhất có thể

– Đưa ra các tùy chọn tự động hóa để giúp khách hàng giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.

– Thường xuyên thu thập phản hồi từ khách hàng để cải thiện đầu số hotline của doanh nghiệp

Tạm kết

Đầu số hotline là một trong những công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp giúp tiếp cận khách hàng và xử lý các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, để chọn được đầu số hotline phù hợp với doanh nghiệp không hề dễ dàng. Cần phải tìm hiểu kỹ về từng loại hotline và đánh giá các tiêu chí quan trọng như tính linh hoạt, chi phí sử dụng, khả năng tương tác với người dùng.

Có rất nhiều loại đầu số hotline phổ biến như 1800, 1900, 0808, 090… Mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Để chọn được đối tượng khách hàng phù hợp và giá thành sử dụng hợp lí, doanh nghiệp cần tham gia các cuộc báo giá và so sánh giá của các nhà cung cấp. Sau đó mới đưa ra quyết định chọn loại hotline phù hợp.

Việc lựa chọn loại đầu số hotline phù hợp là rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc áp dụng hotline vào hoạt động kinh doanh mang lại rất nhiều lợi ích, tuy vậy để sử dụng hotline hiệu quả cần có sự chuẩn bị từ trước và thực hiện theo các tiêu chí đã đánh giá để thu được hiệu quả cao nhất.

Mong những thông tin mà V9 Tech cung cấp ở trên sẽ giúp ích được cho bạn hiểu thêm về đầu số hotline.