Auto Call – phần mềm gọi tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí Telesales. Vậy Auto Call là gì và cách áp dụng nó trong doanh nghiệp như thế nào? Các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây để cùng V9 đi tìm hiểu nhé!

Trước nhu cầu chăm sóc khách hàng 24/7, dịch vụ gọi tự động Auto Call ra đời và trở nên phổ biến. Đây là giải pháp giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí telesales lên tới 80% và mang lại hiệu quả rất lớn khi áp dụng công nghệ này vào quy trình bán hàng của mình. 

Auto Call là gì?

Auto Call là một phần của tổng đài ảo thông minh, một hệ thống tự động thực hiện cuộc gọi tới khách hàng dựa trên danh sách dữ liệu được lưu trữ trước đó trong hệ thống. Bộ phận dịch vụ khách hàng chỉ cần cung cấp kịch bản gọi đã được thu âm trước và đặt lịch để tự động gọi tới khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên nhân lực đáng kể và tiếp cận được hàng trăm, thậm chí hàng nghìn khách hàng cùng một lúc.

Ưu điểm khi sử dụng Auto Call:

• • Khách hàng và doanh nghiệp tương tác trực tiếp với nhau qua hình thức gọi điện.
  • Tính năng phản hồi nhanh cho phép khách hàng chỉ cần nhấn phím theo hướng dẫn để có thể đưa ra ý kiến, yêu cầu hoặc lựa chọn một cách dễ dàng và thuận tiện.
  • Auto Call có khả năng lọc dữ liệu, đưa ra tệp khách hàng tiềm năng.
  • Thông tin được truyền đạt dễ dàng cho người nghe, tăng khả năng tiếp nhận thông tin và hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ.

Tính năng của dịch vụ gọi tự động Auto Call

Không chỉ giúp doanh nghiệp, tổng đài viên thực hiện các cuộc gọi theo kịch bản có sẵn, Auto Call còn sở hữu nhiều tính năng nổi bật vượt trội đó là những tính năng hỗ trợ quản lý, tính năng nâng cao kiểm soát chiến dịch:

Quản lý dữ liệu tập trung

Auto Call (gọi tự động) cho phép ghi âm và lưu trữ cuộc gọi của khách hàng trong bộ nhớ chung của doanh nghiệp, giúp bộ phận chăm sóc khách hàng truy xuất thông tin khi cần thiết. Hệ thống cuộc gọi tự động hệ thống cũng có khả năng lên lịch chiến dịch theo khung giờ để tăng tỷ lệ bắt máy và tương tác hiệu quả với khách hàng. Điều này mang lại tính minh bạch, đánh giá chất lượng dịch vụ, cải thiện quy trình chăm sóc khách hàng và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.

Tính năng tổng đài

Với sự tiến bộ của công nghệ, hệ thống tổng đài tự động thông minh với tính năng Auto Call cũng có khả năng hỗ trợ tương tác điều hướng cuộc gọi thông qua phím bấm IVR (Interactive Voice Response). Ngoài khả năng gọi tự động và đặt lịch tự động, hệ thống gọi còn có thể sử dụng các API như một cầu nối phần mềm để cho phép hai ứng dụng giao tiếp với nhau. Điều này cho phép hệ thống Auto Call phối hợp với các phần mềm CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) để thực hiện cuộc gọi dựa trên các kịch bản được cá nhân hóa.

Các tính năng nâng cao

Giải pháp gọi tự động ngày càng được phát triển, cải tiến mang lại giá trị cho người dùng một cách tối đa. Ngoài những tính năng phổ biến đã đề cập, một số hệ thống tự động gọi phân tích công nghệ tiên tiến như nhận diện giọng nói, phân tích quan điểm và sinh trắc nghiệm giọng nói,…cho phép giao tiếp tự nhiên và tương tác theo hoàn cảnh với khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, duy trì sự trung thành của khách hàng và tránh việc họ chuyển sang sử dụng sản phẩm, dịch vụ từ đối thủ.

Lợi ích mà Auto Call mang lại cho doanh nghiệp

Auto Call mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng cuộc gọi tự động:

Tiết kiệm thời gian và công sức

Auto Call giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình gọi điện, giảm thiểu công việc thủ công và tiết kiệm thời gian cho nhân viên. Thay vì gọi từng số điện thoại, cuộc gọi tự động có thể gửi hàng loạt cuộc gọi một cách tự động và đồng thời.

Giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng

Auto Call đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý quan hệ khách hàng. Đối với các công ty sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để bán hàng, tính năng này có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Chẳng hạn, công ty có thể tăng hơn 50% số lượng khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng hệ thống Auto Call. Đồng thời, thời gian gọi được giảm đi 60-70% tiết kiệm 40-60% chi phí, đồng nghĩa với việc tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí. Gọi tự động không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường số lượng khách hàng một cách đáng kể, mà còn tối ưu hóa chi phí và giải quyết các vấn đề liên quan đến hiệu suất toàn diện.

Gia tăng tần số liên lạc

Auto Call có thể thực hiện hàng trăm, hàng nghìn cuộc gọi hàng loạt trong cùng một lúc và ghi lại được phản hồi, feedback của khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể so với gọi điện cho từng khách hàng.

Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo kịch bản có sẵn

Cuộc gọi tự động (Auto Call) không chỉ có khả năng truyền tải đầy đủ thông tin đến khách hàng mà còn mang đến sự linh hoạt trong việc thiết kế kịch bản. Điều này cho phép doanh nghiệp tạo ra các cuộc gọi tự động với nội dung cụ thể và được tùy chỉnh theo mục đích cụ thể. Bản viết được thiết kế sẵn giúp đảm bảo rằng thông tin chính xác và quan trọng được truyền đạt một cách rõ ràng và quán nhất đến với khách hàng.

Một ưu điểm quan trọng của cuộc gọi tự động là tính năng hỗ trợ cài đặt giọng đọc riêng. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh giọng đọc trong cuộc gọi tự động để tạo ra cảm giác tự nhiên và chuyên nghiệp hơn để thực hiện các hoạt động bán hàng tự động, thông báo sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, hay nhắc nhở khách hàng về các dịch vụ và chương trình sắp diễn ra. Qua giọng đọc chuyên nghiệp, gọi tự động giúp tạo dựng hình ảnh đáng tin cậy và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, làm tăng khả năng thu hút và giữ chân khách hàng.

Tự động ghi nhận đơn hàng

Auto Call cung cấp khả năng ghi nhận đơn hàng tự động khi có các giao dịch phát sinh. Điều này mang lại lợi ích lớn trong việc tăng doanh số bán hàng đồng thời giảm chi phí nhân sự. 

Không đòi hỏi nhân sự tham gia

Khi sử dụng Auto Call, doanh nghiệp tiết kiệm được nguồn nhân lực cũng như chi phí vào việc thuê nhân viên trực tổng đài. Hệ thống gọi tự động không cần đến nhân viên hoặc chỉ cần rất ít nhân sự để giám sát thực hiện chăm sóc khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí nhân sự, truyền tải thông tin chính xác, đồng bộ và nhanh chóng.

Tham khảo thêm: dịch vụ thuê máy chủ ảo VPS giá rẻ

Cơ chế hoạt động của Auto Call

Với công nghệ AI hiện đại ngày nay, hệ thống Auto Call đã có thể thực hiện cuộc gọi tương tác 2 chiều hỗ trợ tối đa hoạt động kinh doanh, quy trình quản lý và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp.

Tương tác 1 chiều: Hệ thống tự động gọi điện tới cho khách hàng

Hệ thống Auto Call sẽ thực hiện gọi hàng loạt đến khách hàng dựa vào kịch bản đã được cài sẵn. Với hình thức này, khách hàng chỉ nghe thông tin từ tổng đài thông báo mà không tương tác lại với tổng đài viên.

Tương tác 2 chiều: Áp dụng với khách hàng có Call Center và gọi lên tổng đài và được hỗ trợ trả lời bằng Auto Call.

Trong trường hợp này, nếu các câu hỏi của khách hàng đơn giản đã có sẵn trong kịch bản đã được xây dựng trước của bộ phận chăm sóc khách hàng thì hệ thống Auto Call sẽ trực tiếp đối thoại trả lời giải đáp thắc mắc cho khách hàng. Nếu các câu hỏi của khách hàng vượt ngoài tầm hiểu biết của tổng đài ảo thì một số hệ thống còn có khả năng chuyển câu hỏi về cho tổng đài viên.

Ứng dụng giải pháp Auto Call vào doanh nghiệp

Các lĩnh vực, ngành nghề áp dụng giải pháp Auto Call phổ biến:

• Ngân hàng: Hệ thống Auto Call được áp dụng tại ngân hàng qua các hoạt động gọi đọc mã OTP cho khách hàng, thông báo dịch vụ hoặc nhắc hạn thanh toán. 
• Nhà phát triển ứng dụng: Triển khai các cuộc gọi tự động bằng hệ thống Auto Call nhằm chăm sóc khách hàng định kì. Điều này giúp bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng và mang đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất từ ​​các nhà phát triển.
• Các nhà cung cấp dịch vụ truyền hình số: Khi triển khai các chiến dịch quảng bá sản phẩm, dịch vụ và kể cả nhắc cước,… Auto Call sẽ là sự lựa chọn hàng đầu và tối ưu nhất cho các doanh nghiệp.
• Các dịch vụ khác: Gọi tự động còn được triển khai cho các chiến dịch khảo sát độ hài lòng, lấy ý kiến đánh giá về trải nghiệm dịch vụ…

Dịch vụ Auto Call đang trở nên ngày càng phổ biến nhờ các tính năng và hiệu quả mà nó mang lại. Các doanh nghiệp nên xem xét việc sử dụng cuộc gọi tự động cho các chiến dịch quảng bá, tiếp thị và bán hàng của mình để đạt được hiệu quả cao nhất.

Bài viết vừa rồi đã cung cấp cho các bạn những kiến thức, thông tin, nội dung về hệ thống Auto Call (gọi tự động) một cách ngắn gọn, xúc tích nhất. Mong rằng những thông tin V9 Tech đưa ra có ích cho doanh nghiệp của bạn. Liên hệ với V9 Tech khi cần được hỗ trợ.